Digitaliseren in 5 stappen
Het digitaliseringsproces verloopt volgens een 5-tal stappen. Alles verloopt volgens een op maat uitgewerkt projectplan en duidelijke (prijs)afspraken. We nemen u het werk uit handen, maar betrekken u bij het gehele proces zodat u niet voor verrassingen komt te staan en het digitale archief helemaal aan uw wensen voldoet. Wij hanteren strikte privacyregels (GDPR) bij het digitaliseren. Ons personeel is hiervoor opgeleid en voorafgaand aan elke opdracht wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten die duidelijk afbakent hoe met gevoelige informatie wordt omgegaan. Voor erfgoedstukken werken we volgens de Metamorfose richtlijnen. Uw erfgoedstukken worden op een professionele manier gedigitaliseerd en bewaard zodat ze toegankelijk zijn voor uzelf en een breder publiek, en dit voor de lange termijn.
1. Structureren
Een goed voorbereiding is het halve werk. Eerst bekijken we samen met u hoe u het archief gebruikt en welke informatie u eruit nodig heeft. In deze analysefase bepalen we de structuur en metadata van het (digitale) archief. Vervolgens inventariseren we uw archief en overleggen we over de verdere aanpak en planning van de digitalisering. Onze specialisten geven hierover u hierbij advies vanuit hun kennis en ervaring.
2. Opschonen
In een papieren archief bevinden zich een heleboel items die het scannen bemoeilijken: post-its’s, nietjes, paperclips, dichtgevouwen plannen, dubbels en oude versies, … Tijdens het opschonen verwijderen onze mensen dit voor u. In deze fase wordt de basis gelegd voor de digitale structuur van het archief. Barcodes en QR-codes worden aangebracht die metadata, naamgeving en structuur aan het archief toevoegen.
3. Scannen
Het eigenlijke scannen verloopt systematisch en met aangepaste hoogwaardige apparatuur. Een juiste keuze van scantoestel garandeert de kwaliteit van de scans en vermijdt beschadiging van de originelen. De gebruikte scansoftware en scanners zijn state-of-the-art en worden met kennis van zaken bediend. Automatische correcties omvatten het verwijderen van blanco verso’s, het roteren en croppen van pagina’s, het verbeteren van de leesbaarheid van tekst en het toevoegen van OCR aan gedrukte tekst. Onze boekscanners geven de hele pagina netjes en leesbaar weer. Plannen en andere grotere documenten (affiches, posters …) worden gedigitaliseerd door een flatbedscanner (tot A0) of doorvoerscanner als de kwaliteit van het origineel het toelaat.
4. Metadateren
Voor en na het scannen worden de beelden voorzien van bijkomende informatie. Dit kan gaan van generieke informatie zoals de data-eigenaar, de datum en tijd van digitaliseren en het type scanner dat werd gehanteerd. Maar ook specifieke metadata, eigen aan het betreffende archief, wordt op maat van de klant toegevoegd aan het digitale archief. Denk maar aan de specifieke naamgeving van de beelden, een datum van het origineel, of specifieke informatie die op de drager voorkomt. Het automatisch metadateren doen we met AI en technologie zoals OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) en manueel toegevoegde QR of barcodes. Er kan ook gekozen worden voor manuele metadatering: bij handgeschreven tekst staan onze medewerkers klaar om de gewenste metadata aan te vullen.
5. Ontsluiten
Zijn alle documenten gedigitaliseerd, dan leveren wij ze uiteraard aan in de gewenste formaten. Voor documenten is de output standaard een hoogkwalitatief moederbestand in TIFF en een leeskopie in een formaat naar keuze. Meestal is dat een PDF/A, de standaard voor lange termijn bewaring van tekst en beeldmateriaal. De ontsluiting van de geproduceerde beelden, tesamen met hun metadata, worden overgedragen voor opname in uw digitaal beheersysteem. Onze experten kunnen u bijstaan om – in overleg met uw ICT-verantwoordelijken – deze overdracht vlot te laten verlopen. Standaard leveren we, samen met de beelden, een xml- of csv-bestand op dat eenvoudig kan ingelezen worden in een sharepoint omgeving of DMS-systeem. Bij complexere systemen kunnen onze experts het proces faciliteren door het uitwerken van een API op maat. Beschikt u nog niet over een DMS-systeem? Dan kunnen we de informatie aanleveren in een eenvoudige mappenstructuur met bijhorende (Access) database. Of we begeleiden u via een van onze partners naar een DMS- of sharepoint omgeving op maat van uw bedrijf. Het digitale archief kan worden geïntegreerd in uw eigen digitale beheerssysteem. Wij werken software-onafhankelijk. Het archief is vanaf dan in een duidelijke mappenstructuur, te raadplegen via uw pc of mac.
Optioneel: gecertificeerde vernietiging
Papieren of digitale datadragers en archiefstukken waarvan de (wettelijke) bewaartermijn is verlopen, gooit u niet zomaar weg. Wij kunnen er in uw plaats voor zorgen dat gevoelige informatie veilig verdwijnt. De documenten vallen niet meer samen te stellen, de informatie valt niet meer te recupereren. Wij werken daarbij volledig volgens de GDPR-wetgeving en privacyrichtlijnen. Alle vernietigde stukken worden genoteerd in een digitaal archiefsysteem. U ontvangt een vernietigingscertificaat als bewijs.